SAGE Document Manager i7, la gestion documentaire simplifiée by SAGE
Dématérialiser, classer et partager l’ensemble des documents de l’entreprise
Voici un article pour tous ceux qui en ont assez des documents papier, de devoir les classer et de perdre du temps à les chercher. La solution à votre problème s’appelle : Sage 100 Document Manager. C’est le nouveau logiciel que Sage vient de sortir et qui va vous permettre de dématérialiser, classer et consulter des documents, directement sur un portail unique.
Qu’est ce que c’est ?
C’est un logiciel de GED (Gestion électronique des informations et de la documentation en entreprise) ou tout simplement un logiciel qui va vous permettre de dématérialiser vos documents. Plutôt que de les classer au format papier dans une multitude de rangements, vous allez les stocker sur un espace informatique unique.
Pourquoi l’utiliser ?
- Gagner de l’espace grâce à la suppression des armoires de classeur
- Gagner en efficacité grâce à un point de rangement numérique unique
- Gagner du temps au moment de rechercher un document
- Collaborer plus facilement, en mettant en place des circuits de validation en ligne
- Capitaliser sur la valeur de votre entreprise à travers ses documents
Comment ça fonctionne ?
Etape 1 : on dématérialise les documents
C’est le début du processus, car dans l’état actuel des choses nous recevons des documents papier et nous imprimons des documents papiers. Il va bien falloir transformer tout ça en document « informatique ». Pour ce qui est des documents que nous recevons, nous n’aurons pas d’autres solutions que de les scanner pour les transformer en document « informatique » (PDF, Image, autre), tout ça grâce à Sage 100 document manager. Pour les documents que nous imprimons, rien de plus simple, il suffit de ne plus les imprimer et de les enregistrer directement en tant que document « Informatique ». S’ils viennent de vos logiciels de gestion (Sage 100 Gestion commerciale, Sage 100 Comptabilité, etc.) vous allez pouvoir les dématérialiser directement avec Sage 100 document manager, car le logiciel est directement intégré à Sage 100.
Etape 2 : on classe les documents
Une fois que nous avons nos documents au format « informatique » il va falloir les classer. Sage 100 Document manager va vous permettre de classer les documents sur un espace unique. En les organisant par service, dossier, etc. (Un dossier client, un dossier fournisseur, un dossier salarié par exemple). Tout vos documents ne sont plus éparpillés, ils sont stockés à un seul endroit de façon sécurisée et accessible de partout.
Etape 3 : on utilise les documents au quotidienPouvoir rechercher, consulter les documents directement sur Sage 100 document manager. Votre portail va vous permettre de rechercher les documents par mot clé, par dossier. Vous pouvez y accéder de partout, que vous soyez au bureau ou non.
No Comments