Les PME et l’informatique décisionnelle : comment passer de la stratégie à la tactique ?

Transformer un simple reporting en une solution dynamique, personnalisable, afin d’aider l’ensemble des décideurs des PME à prendre les bonnes décisions, au bon moment…
Voilà la promesse de la Business Intelligence (BI).

Dans un contexte de concurrence accrue, les décideurs doivent désormais disposer, en temps réel, de données immédiates, justes et manipulables, d’indicateurs clés, de performance, afin d’améliorer leurs prises de décision, voire de les anticiper.

Aujourd’hui, la business intelligence ne concerne plus uniquement les grandes entreprises. Elle est devenue un facteur de compétitivité recherché par les PME. Mobile, immédiat, partagé, prédictif, dans le Cloud…, le besoin de BI se fait ressentir de manière très forte dans toutes les petites et moyennes entreprises.

D’abord cantonnés aux fonctions financières, comptables et dirigeantes, les outils de BI s’appliquent désormais aussi bien à la relation client qu’à la production et à la logistique, aux RH et au commerce… Bref, à tous les domaines fonctionnels de l’entreprise. Partout où la prise de décision est primordiale à la bonne marche et à l’activité de l’entreprise.

Face à l’accroissement du nombre d’informations, via notamment les logiciels ERP (données comptables, de gestion, clients et fournisseurs…), les décideurs ont aujourd’hui besoin de solutions qui leur permettent de piloter au mieux l’activité, le plus rapidement possible. Avec pour chaque utilisateur de l’entreprise ses principaux avantages.

La BI, comment ça marche ?

Mettre en place une solution numérique qui analyse, synthétise et traite les données produites par toutes les sources d’information existantes au sein de l’entreprise, ou presque, voilà ce que permettent de réaliser les solutions de BI. Outre les logiciels de gestion de la comptabilité, de la gestion commerciale, des RH et de la chaîne logistique, la BI peut également exploiter les bases de données clients ou fournisseurs, par exemple.

Vous avez dit « opérationnels »…?

Avec la BI, il convient de distinguer deux grandes familles d’utilisateurs : ceux qui créent les indicateurs et tableaux de bord, et ceux qui les reçoivent et les alimentent. Auparavant aux seules mains de la finance et de la DSI, les outils de création d’états et de reporting se sont aujourd’hui démocratisés dans l’entreprise.

Ce qui obligera :

1. A utiliser un Smart Excel®, où la construction par glisser/déplacer est aisée et compréhensible.
2. A ce que la solution de gestion qu’utilise l’entreprise ait recours à des champs clairement définis, et pour en finir par exemple avec ces champs « Société » nommés « ENT » ou « SOC ».

Les utilisateurs finaux (endusers), eux, pourront recevoir leurs tableaux de bord et indicateurs en situation de mobilité – dans le cas des commerciaux par exemple –, de manière sécurisée et personnalisée.

Un commercial ne verra ainsi que les données de son secteur, pas celles de son collègue. Il devra néanmoins disposer d’une certaine marge de manœuvre pour saisir ou affiner les données afin d’améliorer la prise de décision de son directeur commercial.

La BI en chiffres

90 %

des décideurs ne disposent pas toujours de l’information nécessaire au moment où ils en ont besoin.

47 %

des entreprises reconnaissent que trop de décisions sont fondées sur des données erronées ou incomplètes.

39 %

des sondés estiment qu’un manque de visibilité opérationnelle freine leur productivité et leur efficacité.

23 %

estiment que leurs données sont trop fragmentées pour avoir une vision claire de leur activité.

Étude Aberdeen Group 2015, Exécution des fonctions d’analyse dans l’entreprise de taille moyenne actuelle.

Comment passer de la stratégie à la tactique ?

Parfois boudés par les différents services de l’entreprise, le reporting et le contrôle budgétaire sont pourtant des éléments indispensables à la bonne marche de l’entreprise… Et la BI devient un jeu d’enfant ! 

Ne vous étonnez pas que certains services fassent l’impasse sur la production de données si vos outils de reporting datent d’il y a vingt ans… Pour que reporting et BI soient acceptés dans l’entreprise, encore faut-il convaincre les collaborateurs de leur utilité, ce qui passera d’abord par la simplicité d’utilisation des outils pour l’utilisateur, seule solution pour que le reporting ne soit plus perçu comme une contrainte. Tenez-le-vous pour dit : la BI doit devenir un jeu d’enfant ! Rapidement mises en place, les solutions de reporting vous apporteront dès les premières utilisations l’autonomie que vous recherchez dans un logiciel de reporting, tout en conservant votre environnement habituel de travail.

Vous pourrez ainsi :

• accéder à vos données quelles que soient leurs sources, et donc les récupérer en temps réel sur votre logiciel de trésorerie, de compta, de paie, dans votre CRM… ;
• utiliser votre solution de reporting dans les différents services de votre entreprise (compta, RH, marketing, trésorerie…) ;
• construire vos tableaux de bord en quelques minutes, comme vous le voulez, avec les données que vous souhaitez, en fonction des périodes, des chiffres à sortir, des personnes à qui vous souhaitez envoyer le reporting… ;
• rendre vos données compréhensibles grâce à des fonctions de visualisation optimisées ;
• stocker et sécuriser vos documents,
• publier votre reporting n’importe où et quand vous voulez.

Avec, finalement, un énorme gain de temps et de productivité !

Zoom sur la BI AGILE

Un déploiement léger, une utilisation simple, un accès illimité à l’information, voilà les trois clés d’une solution agile en matière de business intelligence.

La business intelligence peut aussi s’externaliser, via un Cloud, s’appuyant alors sur des technologies web pour une présentation optimale (HTML5, interfaces graphiques JavaScript et AJAX).

De l’intuitivité pour une manipulation facile des données grâce à une interface épurée et intuitive, l’appropriation de l’outil est plus simple pour les utilisateurs.

Les écrans sont pensés à partir de l’expérience utilisateur et non à partir d’ajouts d’options selon les cas rencontrés. La plupart des comportements sont induits dans l’application. De la performance pour gagner en productivité avec la technologie in-memory, l’interprétation des formules permet la constitution en mémoire de données agrégées. Ce sont ces données que les formules interrogent. À la clé, plus de rapidité de traitement, des données sécurisées, une représentation claire des données grâce à la data-visualisation Menus, tableaux de bord, graphiques… Pour une meilleure interprétation et un meilleur pilotage, les fonctionnalités découlent directement des besoins utilisateurs.

Capacité fonctionnelle, performance, prise en main…

Quelle solution de reporting choisir, et surtout comment, afin de démocratiser l’usage des tableaux de bord dans l’entreprise et de faciliter vos prises de décision ?

 

Les critères de choix :

• La capacité fonctionnelle
  

  Le bon outil de reporting doit d’abord répondre aux besoins de votre entreprise et à l’évolution de vos besoins, pas à ceux du voisin. Il est donc primordial que votre solution de BI soit paramétrable et personnalisable, avec 80 % des fonctions fournies en standard, 20 % en spécifique.

• Les performances
  

  Mise à jour en temps réel, stockage et interrogation des datas avancés, collecte, fusion et mise à jour des données automatiques, accès sécurisé aux informations… Voilà, entre autres, ce que doit vous permettre votre logiciel de BI.
  Pensez aussi performance !

• La prise en main
  

  Pour être rapidement adopté, votre logiciel de reporting se doit d’être facile d’utilisation au quotidien : ergonomie, simplicité d’utilisation, navigation, graphisme, maniabilité, etc., doivent ainsi être particulièrement surveillés.

• Des solutions Plug & Play
  

  L’application est opérationnelle rapidement, avec des délais d’installation, de mise en œuvre et de formation courts. Le temps d’implémentation est maîtrisé, la vitesse de déploiement répond aux besoins de performance de l’entreprise.

• Et aussi… des solutions de long terme
  

  Enfin, votre solution de reporting doit être fiable et stable. Optez pour un éditeur présent sur le marché de longue date, un expert de la technologie, mais aussi un spécialiste métier qui comprend les besoins des utilisateurs. Ses références clients sont nombreuses et qualifiées. La capacité d’évolution et la maintenance du produit seront alors assurées.

La solution Sage, à destination des PME

Effectuer leur reporting directement dans Excel® afin d’aider les différentes fonctions de l’entreprise (compta, gestion, achats, stock, production…) à prendre la bonne décision au bon moment, et ainsi améliorer l’activité…

Voilà la promesse du nouvel outil de business intelligence qu’intègre la solution de comptabilité.

Sage à destination des TPE-PME

Sage a en effet décidé de faire évoluer sa solution entièrement connectée pour les PME, SAGE 100C,  en y intégrant un nouvel outil de reporting et de prise de décision. Son nom est Sage BI Reporting. Un outil qui s’appuie sur de nouvelles solutions informatiques décisionnelles. Une solution de reporting à la performance, simple d’utilisation, nouvellement intégrée dans l’offre SAGE 100C, notre offre de gestion comptable et financière et de business intelligence, Business Management Solution.

Une solution de reporting décisionnel sous environnement Excel®

Sage BI Reporting est une solution de BI sous environnement Excel® (Smart Excel®). Principal intérêt ? Vous permettre de continuer à travailler dans un environnement que vous et vos collaborateurs maîtrisez déjà, à la cellule, tout en bénéficiant de la puissance d’une véritable solution de reporting décisionnel.

Les principaux avantages

• Une solution de reporting détaillée, puissante, sur mesure et personnalisable.
• Vos données sont disponibles et actualisées à tout moment (temps réel).
• Facilement collectées sous Excel®, vos informations budgétaires sont centralisées et sécurisées dans un entrepôt de données.
• Vous êtes connecté à SAGE 100C et vous avez la possibilité de l’étendre à l’ensemble de vos données, quels que soient les logiciels utilisés.
• Vous pouvez donner l’accès à votre reporting n’importe où dans l’entreprise et à la demande, avec ou sans Excel®. Et cela sans compétences techniques particulières.

Avec SAGE 100C et Sage BI Reporting, vous disposez ainsi d’une offre complète de gestion et de BI, fiable et innovante, pour gagner en temps et en efficacité dans la production de vos reportings. Idéal pour améliorer la prise de décision de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise et ainsi booster vos performances.

EN SAVOIR PLUS

Définition des principaux termes de l’informatique décisionnelle

• Business Intelligence

La BI, informatique décisionnelle en français, permet d’intégrer et d’organiser des informations en provenance des différentes applications de l’entreprise.
Les informations sont distribuées puis exploitées par le biais de tableaux de bord et de reporting. L’objectif de la BI : faciliter la prise de décision des décideurs et le pilotage de l’entreprise en répondant de manière optimale aux besoins en termes d’accès aux ressources, d’analyse et de présentation des indicateurs clés de l’activité.

• ETL (Extraction Transformation Loading)

Famille d’outils dédiés à l’extraction des données des bases de production et à leur adaptation (nettoyage, mise au format…) pour un stockage dans un système décisionnel : data warehouse, data mart.

• Data warehouse

Littéralement « entrepôt de données ». Désigne une base d’informations conçue pour aider à la prise de décision. Elle collecte les informations provenant des bases de production de l’entreprise. Elle est exploitée à l’aide d’outils de traitement OLAP, de data mining et de visualisation.

• Data mart

Version simplifiée du data warehouse, orientée métier ou thème particulier selon un objectif d’analyse prédéterminé.

• Data mining

Littéralement « exploitation minière des données ». Désigne une catégorie d’outils d’exploitation du data warehouse. En exploitant de grandes masses de données, ils mettent en évidence des corrélations non visibles a priori.

• Datavisualisation ou visualisation des données

C’est l’art de présenter des données de façon visuelle (graphiques, camemberts, diagrammes, cartographies, chronologies, infographies…), avec comme objectif de mieux visualiser pour mieux piloter.

• Tableau de bord

Il présente en quelques vues simples, explicites et structurées les indicateurs clés de l’utilisateur. Le tableau de bord assure ainsi de suivre et d’anticiper le fonctionnement de l’entreprise ou du service. Les indicateurs présentent en général la progression en fonction d’un objectif fixé. Le tableau de bord est un instrument d’aide à la décision.

• In-memory

Cette technologie permet de construire des bases de données directement en mémoire vive a n d’accélérer les requêtes.
Le in-memory répond aux besoins de temps réel des systèmes embarqués. Avec le in-memory, le temps de réponse aux requêtes devient extrêmement rapide.

• Reporting

Les outils de reporting proposent la réalisation de rapports (décisionnels, financiers…) dans un format prédéterminé. Les bases de données sont interrogées selon des requêtes SQL déterminées lors de l’élaboration du modèle.
Le rapport peut ensuite être diffusé sur l’intranet de l’entreprise.

• OLAP (On Line Analytical Processing)

Désigne une catégorie d’applications et de technologies pour collecter et gérer les données multidimensionnelles à des ns d’analyse ou de pilotage.